понедельник, 29 декабря 2008 г.

Как выбирать программу для бюджетирования?


Эта статья является выдержкой из семинара по бюджетированию, который мне довелось разрабатывать и проводить совместно с консультантами компании Ваш СоветникЪ

MS EXCEL

1С (бюджетирование в УПП)

ИНТАЛЕВ

Начинать лучше с MS Excel
Наверное, не стоит говорить о том, что составить бюджет на листке бумаги даже для небольшой организации не очень легкая задача, поэтому, очевидно, что хотя бы первичная автоматизация должна быть. С помощью чего же автоматизировать бюджетирование? Сразу скажем, к автоматизации бюджетирования на основе многофункционального, дорого программного продукта следует подходить очень взвешенно. Дело в том, что в отличие от регламентированного законодательством бухгалтерского учета, управленческий учет и планирование проектируются каждой организацией самостоятельно, под свои индивидуальные нужды. Двух одинаковых предприятий не бывает, и даже, несмотря на большую степень схожести некоторых предприятий, их системы бюджетирования могут кардинально отличаться друг от друга. Поэтому, если в компании бюджетирования нет – то управленцы еще не представляют, как оно должно выглядеть, и, следовательно, не могут дать своих оценок тому, или иному программному продукту, предъявить к нему предметные требования. Им нужен пример, поработав с которым, и отталкиваясь от которого они поймут, что на самом деле им нужно. Таким образом, на начальном этапе автоматизации бюджетирования следует разработать несложную рабочую модель системы в недорогом программном продукте, для этих целей лучше всего подходят электронные таблицы (относительно недорогой MS Excel или бесплатный Open Office Calc). Настроить бюджетирование в электронных таблицах несравнимо проще, нежели в специализированных продуктах. Это объясняется гибкостью электронных таблиц, быстротой и наглядностью настройки, низкой стоимостью программного продукта.
Со временем, поработав с электронными таблицами, некоторые управленцы могут прийти к выводу, что их компания уже «переросла» уровень Excel. И этому есть объяснение – дело в том, что электронные таблицы обладают рядом серьезных недостатков:
- Отсутствие полноценного многопользовательского режима работы. Это означает, что с одной таблицей в конкретный момент времени полноправно может работать только один пользователь.
- Слабая системы безопасности.
- Очень большая вероятность всевозможных ошибок (неправильная формула, нарушенная ссылка, «глюки» и т.д.)
- Необходимость двойного ввода информации, отсутствие возможности импорта и экспорта данных
- Сложность формирование аналитических отчетов, проведение план-фактного анализа, составления скользящих бюджетов и т.д.
Таким образом, автоматизация на основе серьезного продукта (назавем это "тяжелой" автоматизацией) может решить названные проблемы, существенно ускорить процесс составления бюджетов и улучшить качество планирования и контроля.
Готовность к "тяжелой" автоматизации
Как определить, что компания готова к автоматизации? Главный показатели – это наличие четкой методики, упорядоченности процесса бюджетирования и готовности руководства жить по законам бюджетирования. И следует помнить, что автоматизация хаоса ни к чему хорошему не приведет.
Оценка необходимости "тяжелой" автоматизации
Если компания готова к автоматизации бюджетирования как определить степень целесообразности этой автоматизации? Ответ очевиден - следует сопоставить затраты на автоматизацию и эффекты которые она даст. Причем под эффектами понимается не столько сокращение трудозатрат (этого, скорее всего, не будет), сколько нефинансовые эффекты (качество, скорость, организованность, большие аналитические возможности и т.д.). Математические методы здесь, к сожалению, применить практически нельзя, и оценка эффекта может быть только экспертной, но, тем не менее, порядок самого эффекта можно определить достаточно точно, и, следовательно, сделать вывод о необходимости автоматизации. Нужно учитывать также, что компании предлагающие услуги по автоматизации будут делать упор на положительные эффекты, избегая проблемные моменты, поэтому принимать решение о начале автоматизации следует осторожно. Также, желательно, что бы подобный проект методологически курировался консультантами в области бюджетирования из независимой компании.

Отправить комментарий