воскресенье, 15 марта 2009 г.

Лимитирование. Что это такое, зачем нужно и как организовать



ЧТО ТАКОЕ ЛИМИТИРОВАНИЕ
Хорошо когда на предприятие составляется бюджет движения денежных средств, хорошо, когда факт и планирование ведутся по единым правилам, очень хорошо, когда БДДС планируется и учитывается в разрезе ЦФО - можно произвести план-фактный анализ, можно наказать тех, кто расходует лишние денежные средства, можно похвалить тех руководителей ЦФО, которые точно планируют финансовые потребности своих ЦФО и укладываются в планы. Все это правильно и нужно, но… недостаточно. Одна из замечательных функций бюджетирования – контрольная – начинает работать только тогда, когда исполнение бюджета отслеживается интерактивно, когда руководство предприятия может работать на предупреждение отклонений. Одним из механизмов помогающих контролировать процесс исполнения бюджетов, и, соответственно весь бизнес, является лимитирование. Под лимитировнаием в бюджетирование можно понимать два процесса:
1) Лимитирование одних бюджетов другими (например, инвестиционный бюджет в своих расходах может быть ограничен бюджетом движения денежных средств в рамках одного периода планирования, либо сумма месячных бюджетов должна быть ограничена годовым бюджетом), назовем его лимитированием плана;
2) Лимитирование объема фактических хозяйственных операций запланированными в бюджете сумами, назовем его лимитированием факта.

Итак, в рамках данной статьи мы рассмотрим второй вариант лимитирования – лимитирование факта. Очевидное применение лимитирования факта – это процесс ограничения заявок на расход денежных средств рамками утвержденного бюджета движения денежных средств. Введение в практику такого простого механизма как лимитирование заявок на расход денежных средств позволяет достигнуть одновременно нескольких полезных целей:
1) Укрепить платежную дисциплину подразделений;
2) Снизить вероятность возникновения кассовых разрывов;
3) Повысить прозрачность исполнения плана (каждый руководитель ЦФО может смотреть сколько лимитов у него еще осталось).
Теперь по существу – как организовать процесс лимитирования? Если в Вашем распоряжение есть только Excel – то, очевидно, необходимо создать книгу регистрации заявок на расход денежных средств, в которой будут указываться подразделение, статья бюджета и сумма заявки. Сумма заявок а разрезе подразделений и статей бюджета должна считаться нарастающим итогом с начала месяца, и на той заявке, которая превысит лимит нужно останавливаться и отправлять её подразделению обратно на пересмотр суммы, либо совсем аннулировать. При правильной организации работы и при небольшой технической доработке в виде нескольких макросов Вы получите достаточно надежную систему лимитирования. Но у электронных таблиц существует ряд недостатков, суть которых сводиться к тому, что электронная таблица – это не база данных. Вот некоторые из этих недостатков:
1) Отсутствие многопользовательского режима работы;
2) Слабая степень защищенности информации;
3) Риск возникновения сбоев в результате нарушенных ссылок, человеческого фактора и т.д. (вероятно в данном случае этот наиболее важный недостаток, цена ошибки может быть очень большой, иногда даже из-за неправильной классификации статьи предприятие может «попасть» на значительные суммы налоговых платежей либо отвлечение оборотного капитала на длительный срок);
4) Необходимость многократного ввода информации.
Из наиболее распространенных на сегодняшний день тиражных программных решений можно отметить следующие программные продукты:
1) 1С: Управление Производственным Предприятием (сокращенно УПП);
2) Инталев: Корпоративный менеджмент (обычно говорят Инталев).
ЛИМИТИРОВАНИЕ В ИНТАЛЕВ: КОРПОРАТИВНЫЙ МЕНЕДЖМЕНТ
Лимитирование как таковое в Инталеве можно организовать двумя способами – указанием того, что сценарий исполнения лимитов контролируется бюджетом (с определенным возможным отклонением), либо созданием отдельного сценария контроля лимитов, который хоть и будет базироваться на данных бюджета, но будет иметь возможность корректировки. Лимитирование может задаваться для любых аналитик (классификаторов) показателей, присутствующих в системе. Пример – контроль выплат по этапам выполнения некого проекта. А так как все операции в системе бюджетирования вносятся в разрезе ЦФО, то, устанавливая лимиты на определенные аналитики, автоматически определяем лимит данной аналитики для конкретного ЦФО. В целом механизм лимитирования в Инталеве работает без нареканий, бюджетными операциями, либо специальным образом настроенными проформами можно с лимитами производить любые мыслимые операции с лимитами (переброска со статьи на статью, обмен лимитами между подразделениями, увеличение и уменьшение лимитов и т.п.) . Для проверки состояния лимитов используется обработка «Контроль лимитов», лимиты запрещающим образом работают при проведении заявок на расход денежных средств. К ограничениям можно отнести ограничение методологического характера, заключающиеся в том, что лимитирование в отдельности осуществляется по каждому ЦФО в отдельности, т.е. если у конкретного ЦФО нет лимита по конкретной статьей – система не позволит исчерпать лимит.
ЛИМИТИРОВАНИЕ В 1С: УПРАВЛЕНИЕ ПРОИЗВОДСТВЕННЫМ ПРЕДПРИЯТИЕМ
В УПП, в отличие от Инталева работает только один способ лимитирования – вводом значений ограничивающих значений по контролирующему сценарию. В частности, это означает, что факта ввода в систему бюджета недостаточно для того, что бы механизм лимитирования начал работать. Необходимо ввести специальный документ – «Контролируемые значения по бюджетам». Данный документ может работать в трех режимах:
1) Предварительный бюджет;
2) Контролирующий сценарий – по всем оборотам;
3) Контролирующий сценарий – выборочно;
Режимы контролирующих сценариев работают по одинаковому принципу – смотрят сумму оборотов по бюджету, добавляют процент отклонения от бюджета и записывают в регистр контролируемых значений по бюджетам. Выборочный режим отличается тем, что необходимо вручную указать статьи (и если нужно ЦФО) и проценты отклонения по которым система задаст лимиты, это нужно в тех случаях, когда разные статьи и/или ЦФО имеет различный процент допустимых отклонений, как это и бывает на практике.
Режим предварительного бюджета позволяет напрямую задать ограничение по статьям и ЦФО на расход денежных средств, без привязке к конкретному бюджету.
В УПП есть серьезный недостаток при организации работы лимитирования, который заключается в том, что при включении разграничения лимитов по ЦФО (в инталеве это, заметим, только так и может быть) программа при проведении заявок на расход денежных средств по связке статья бюджета-ЦФО в случае необнаружения хотя бы одной копейки лимита по данной связке без всяких предупреждений пропускает данную заявку. По крайней мере, это касается релиза 1.2.19.1. Возможно автор не нашел какой-то волшебной галочки, которая исправляет подобную ошибку и заставляет программу работать правильно, но тем не менее возможность заставить УПП корректно работать в части лимитирования можно. Для этих целей автором разработана нехитрая методика и создан специальный внешний программный модуль, который позволяет без внесения изменений в типовой функционал и без привлечения программистов настроить качественную работу с лимитированием в УПП.
Для этого в справочник внешних обработок заполнения табличных частей следует добавить специальную обработку «Заполнение ТЧ Отражение ЗП в учете» написанную на встроенном языке 1С. Бесплатно скачать обработку можно здесь: http://www.infostart.ru/projects/3628/ .Принцип работы с программой следующий – Вы создаете документ «Контролируемые значения по бюджетам», в поле «Вид ограничений оборотов» выбираете «Предварительный бюджет» и по кнопке «Заполнить» из раскрывшегося меню выбираете пункт «Заполнить контролирующие значения по бюджетам». Вызывается внешняя обработка «Настройка лимитов по статьям», в которой Вы можете одновременно просто и гибко настроить значения лимитов по статьям, устанавливая лимиты либо автоматически, либо произвольно. Суммы лимитов могут отличаться от сумм бюджетов процентами (для каждой связки статья-ЦФО можно выбрать свой процент), либо абсолютными суммами. В табличной части по умолчанию установлен отбор, который скрывает от глаз пользователей все возможные сочетания статей и подразделений с условно нулевым лимитом (равным одной копейке) . По кнопке «Выполнить» в табличную часть документа «Контролируемые значения по бюджетам» перенесутся все лимиты, в том числе и условно нулевые, после проведения документа система будет контролировать проведение заявок на расход денежных средств по всем подразделениям (ЦФО) и всем статьям бюджетов.
Для контроля исполнения лимитов можно воспользоваться отчетом «Отчет по контролируем значениям».

ПРОДОЛЖЕНИЕ см. в статье "Лимитирование платежей - 2. Только практика. Пример лимитирования платежей в MS Excel" http://sun-expert.blogspot.com/2011/10/2-ms-excel.html
Отправить комментарий