воскресенье, 12 июля 2009 г.

Используйте платежный календарь в своей повседневной практике


Деньги, денежные потоки, или как сейчас модно говорить Cash flow – это кровь любого бизнеса, то, что поддерживает жизнь любого предприятия. Практически во всех компаниях ведется подробный бухгалтерский учет, во многих составляются планы и бюджеты на месяцы и годы вперед, но, к сожалению, финансисты большинства компаний не могут сказать, сколько денег останется на расчетном счете сегодня вечером или под конец завтрашнего дня.
Составляемый платежный календарь обычно не дает скурпелезно точную информацию о предстоящих событиях, но он позволяет оперативно оценить потребность в объеме денежных средствах, в целях на которые эти денежные средства собираются расходовать, прикинуть, сколько денег доступно, какие поступления ожидаются. Более того, платежный календарь позволяет своевременно начинать реагировать в ситуации отсутствия ожидаемых поступлений. Также Вы можете видеть приближающиеся кассовые разрывы и принимать конкретные действия по их предотвращению. Все вышесказанное особенно актуально в свете одного поразительного факта - ответственные лица компании имеют свойство внезапно появляться в финансовом отделе с непредвиденными и крайне срочными платежами, хотя большая часть этих платежей вполне планируется заранее и может осуществляться в штатном режиме.
Для ведения платежного календаря в дополнение к обычным документам бухгалтерского учета используются еще три формы (документа), из которых и составляется собственно платежный календарь, одно из важнейших их назначений заключается в том, что бы можно было с одного взгляда произвести анализ денежных потоков. Эти формы не являются заменителем бухгалтерских данных. Данные, вносимые в эти формы, могут подвергаться округлению и упрощению. Они не должны в обязательном порядке соответствовать данным бухгалтерского учета, однако, по возможности, должны быть к ним приближены.
В общем случае, платежный календарь составляется на основе следующих форм:
• Реестр платежей
• Заявки на расход денежных средств
• План поступлений денежных средств
Заявки на расход денежных средств и реестр платежей должны аккумулироваться и отдаваться на рассмотрение руководства как минимум за неделю до осуществления самих платежей. Когда все заявки на расход денежных средств собраны, они, вместе с копиями счетов и других оправдательных документов должны быть незамедлительно предоставлены на утверждение руководителю. Далее заявки должны быть распределены на те, которые должны быть оплачены в рамках бюджета текущего месяца (т.е. включены в платежный календарь), и на те, которые будут положены в основу выполнения бюджетов следующих периодов. Очень хорошо при этом заранее следить за тем, что бы эти заявки не превышали лимиты по бюджетам будущих периодов.
Назначение реестра платежей заключается в том, что бы просто показать, куда и зачем Вы собираетесь платить деньги. Это нужно для выбора приоритетных платежей, особенно это важно при появлении угрозы кассового разрыва – тогда Вы можете отложить на следующую неделю те платежи, которые «могут потерпеть». Будем, однако, надеяться, что с Вами такого не случиться, а данная форма позволит Вам лучше контролировать процесс расходования средств предприятия, и, следовательно, более эффективно управлять затратами.
Важно помнить про мотивирующую роль заявок на расход денежных средств. Все дело в том, что все заявки можно собрать на желтых листках для записей и посчитать сумму «итого». А можно персонифицировать каждый платеж. Ведь не секрет, все платежи инициируют люди, и, в конечном счете, за все платежи отвечают руководители подразделений. Руководители подразделений должны заранее сообщать о потребностях в финансах, согласовывать эти потребности с Генеральным Директором, и, таким образом, принимать участие в составлении Бюджета Движения Денежных Средств (БДДС). Причем в дальнейшей своей работе эти бюджеты должны выполняться, а все отклонения от бюджетов (как «в минус», так и «в плюс») должны становиться предметом изучения и в случаях выявленных ошибок становиться средством «мотивации».
Описанный выше процесс можно организовать в бумажном виде, либо же в компьютеризованном. Причем не столь важно как Вы это организуете, главное, что бы Вы всегда могли оперативно оценить финансовую ситуацию предприятия на ближайшую неделю с детализацией по дням.
Использование программного обеспечения, при правильной организации процесса, безусловно, поможет Вам снизить трудоемкость работы с платежным календарем и повысит оперативность доступа к информации, её надежность. О программном обеспечении читайте в следующих статьях.

Разрабатываем платежный календарь в MS Excel 

http://sun-expert.blogspot.com/2011/11/ms-excel.html

А еще Вы можете по ссылке заказать Платежный календарь в 1С


Отправить комментарий