четверг, 13 октября 2011 г.

Лимитирование платежей - 2. Только практика. Пример лимитирования платежей в MS Excel


Что такое лимитирование и зачемнужно можно прочитать в одной из предыдущих статей: «Лимитирование. Чтоэто такое, зачем нужно и как организовать». Если Вам в теории понятно, что такое лимитирование, и у Вас на предприятииесть объективная потребность виспользовании этого механизма, то ниже Вы можете узнать как организоватьлимитирование на практике, причем можете сразу после прочтения опробоватьлимитирование в MS Excel.
Итак, начнем. Для упрощенияпримера предположим, что составляется бюджет по одной организации. Мой опытподсказывает, что бюджеты надо делитьпо организациям (своим юридическим лицам и ИП) – хотя конечно же бываютисключения. Обоснование следующее – бюджет в любом случае будет исполняться науровне платежей, а платежи всегдапривязаны к организации, соответственно, правильно привязывать и бюджеты тоже корганизациям. Если так не делается, то скорее всего, существует неразбериха взонах ответственности и жонглирование оборотными средствами и финансовымирезультатами между своими юридическими лицами. Есть также мнение, что выгоды, приносимыеподобными схемами, не перекрывают возникающие налоговые и управленческие риски. Однако, предположим, что с организациямиу Вас на предприятии все понятно, значит можно приступать к следующим шагам:
Шаг 0. Разработайте план внедрения
Помните, что внедрениепредставляет собой проникновение в систему чужеродного элемента, а значитопасайтесь иммунного ответа. Что бы иммунный ответ был наименее агрессивнымиспользуйте психологические нюансы. Особенно учтите, что когда разрабатываете план действий всегда именуйте этапы и задачи глаголамив повелительном наклонении. Можете сделать массу орфографических и пунктуационныхошибок (говорят это привилегия высшего образования), но не используйте никогдав качестве наименований этапов и задач существительные. Один деятель уже назвалвнедрение существительным – это я про Перестройку. Если бы тогдаиспользовалось не слово Перестройка, аслово Перестроить, то у людей сразу бы возникли вопросы что перестроить, когдаперестроить, кто будет ответственным, какие нужны ресурсы и далее по списку. Аправильная постановка вопроса, как известно, это уже наполовину решеннаяпроблема.
Шаг 1. Составьте классификатор ЦФО
Можно написать отдельную статью идаже книгу про составление финансовой структуры (классификатора ЦФО), но раз ужприводим только практику, то вот Вам несколько практических советов:
  1. Вклассификатор ЦФО нужно выделять те «затратные» подразделения (ответственныелица), которые получают счета от поставщиков, при этом ведут с даннымипоставщиками переговоры и относят счета в бухгалтерию (казначейство) на оплату;
  2. Частаяошибка – путают Центры Финансовой Ответственности и Центры Финансового Учета.Пример: Отдел Продаж желает приобрести принтер с целью его использования вдеятельности отдела, но фактически закупает принтер ИТ-Отдел. Иногда в качествеЦФО выбирают Отдел Продаж – это не правильно. ЦФО=Исполнитель, ЦФУ=Заказчик, т.е.ЦФО будет ИТ-Отдел;
  3. СтруктураЦФО должна быть по возможности приближена к организационной структуре, вплотьдо той, что используется в штатном расписание. Верно и обратное. В частностиэто позволит избежать юридическим проблем при оформлении доверенностей и т.п.;
  4. Интересноерешение «разводки» платежей/бюджетов между ЦФО и ЦФУ заключается в следующем –допустим бюджет ДДС у Вас это обороты по 51 счету, тогда 1я аналитика это ЦФО,2я аналитика – это статья ДДС, 3я аналитика – ЦФУ. На практике данный подходпомогает при работе в оперативном режиме по контролю лимитов.

Классификатор Центров Финансовой Ответственности


Код
Наименование ЦФО
1
Отдел продаж
2
Производственный участок
3
Бухгалтерия
4
ИТ-Отдел
5
АХО

Шаг2. Составьте классификатор Статей ДДС
При составлении статей ДДСследует учесть несколько правил
  1. Справочникстатей ДДС разбивается на первом уровне на операционную, финансовую иинвестиционную деятельность (подробности в МСФО 7), на втором уровне напоступления и выплаты, на третьем на группы поступлений и выплат, на четвертомуровне перечисляются собственно статьи. В примере к настоящей статье выделенотри уровня для упрощения;
  2. Статьисправочника должны именоваться как статьи ДДС, а не как элементы другихсправочников, т.е. не «Материалы» или «Расход материалов», а «Выплатыпоставщикам материалов»;
  3. Статьидолжны именоваться подробно, так, что бы их смысл был понятен пользователюинформации без указания в какой группе находится статья. Т.е. нельзяиспользовать наименование «Товары», нужно писать «Выплаты поставщикам товаров»,«Поступления от покупателей от реализации товаров», «Выплаты покупателям завозврат товаров» и в том же духе;
  4. Статьине должны быть слишком детализированными. Иногда технически крайне сложноразбить ту же выручку по группам товаров с документах оплаты от покупателей.Также частая ошибка - это ввод такой детализации, нюансы которой конечныепользователи не будут чувствовать (пример: вывоз мусора и вывоз ТБО). Вывод –при необходимости смело пресекайте непомерные аппетиты заказчиков;
  5. Статьидолжны быть достаточно детализированными, лучше все-таки изначально заложитьнесколько избыточную детализацию, практика покажет, что отсечь;
  6. Старайтесь придерживаться правила, что дляотдельно выбранной статьи ДДС имеется только один владелец (ЦФО);
  7. Постарайтесьтак же, что бы справочник статей ДДС и статей затрат максимально друг другусоответствовали. Разумеется этим я не предлагаю создавать статью ДДС«Амортизация» (не поверите насколько частая это ошибка), просто если у Васразбивается курьерские услуги и почтовая доставка в справочнике статей затрат –то лучше и в справочнике статей ДДС так же их разбить;
  8. Создайтедля статей ДДС признак «Лимитировать платежи» - для статей, которые нужнопроверять отмечайте необходимость проверки лимитов (в примере в колонке«Лимитировать платежи» ставте «Да»;
  9. Длялимитируемых статей укажите границы допустимых отклонений от лимитов.

В прилагаемом к статье примереклассификатор статей ДДС приведен на листе «Классификатор статей ДДС»
Классификатор Статей Движения Денежных Средств






Код
Наименование Статьи ДДС
Лимитировать платежи
Допустимый % превышения
1
ОПЕРАЦИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ
Х

1.1
Поступления по операционной деятельности
Х

1.1.1
Поступления от реализации товаров
Х

1.1.2
Поступления от оказания услуг
Х

1.2
Выплаты по операционной деятельности
Х

1.2.1
Выплаты поставщикам товаров
Нет

1.2.2
Выплаты поставщикам материалов
Да
20
1.2.3
Выплаты поставщикам услуг
Да
5
1.2.4
Выплаты поставщикам оргтехники
Да
5
1.2.5
Оплата коммунальных услуг
Да
5
1.2.6
Выплаты поставщикам канцтоваров
Да
5
1.2.6
Выплата заработной платы
Да
20
2
ФИНАНСОВАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ
Х

2.1
Поступления по финансовой деятельности
Х

2.2
Выплаты по финансовой деятельности
Х

3
ИНВЕСТИЦИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ
Х

3.1
Поступления по инвестиционной деятельности
Х

3.2
Выплаты по инвестиционной деятельности
Х


Шаг 3. Разработайте соответствие ЦФО иСтатей ДДС
«Передвижениеквадратиков на организационной структуре иногда ломает чьи-то судьбы» © Итан Рассел, «Метод McKinsey»

Возможно разработка соответствиямежду ЦФО и Статьями ДДС это самый ответственный этап. Фактически этопрописывание зон ответственности всех ЦФО. А когда дело доходит до реальной ответственностибольшинство сотрудников стараются перекинуть обязанности с себя на того парня.А это значит, что моугт возникнуть прерикания, жаркие споры и даже женскиеистерики. Поэтому самые проблематичные участки должен проработать руководитель.
  1. Длякаждого ЦФО выпишите статьи с которыми он работает;
  2. Согласуйтес каждым ЦФО перечень его статей;
  3. Поспорным вопросам добейтесь волевого решения у руководителя;
  4. Зафиксируйте закрпленный порядокраздленеия зон ответственности между ЦФО приказом по предприятию, ознакомьте всех руководителей ЦФО под роспись с данным приказом.

В прилагаемом к статье примере классификатор статей ДДС приведен на листе «Классификатор статей ДДС»
Соответствие ЦФО и Статей ДДС


ЦФО
Статья ДДС
Отдел продаж
Поступления от реализации товаров
Отдел продаж
Поступления от оказания услуг
Производственный участок
Выплаты поставщикам товаров
Производственный участок
Выплаты поставщикам материалов
Бухгалтерия
Выплата заработной платы
ИТ-Отдел
Выплаты поставщикам оргтехники
АХО
Оплата коммунальных услуг
АХО
Выплаты поставщикам канцтоваров

Шаг 4. Заполните бюджет ДДС
Есть существенная разница всоставлении бюджета ДДС в момент началавнедрения бюджетирования и в момент завершениякомплексного внедрения бюджетирования (с БДР и Прогнозным Балансом). Если вначале проекта внедрения бюджетировния БДДС это то, с чего нужно начинатьработу, то на завершающей стадии БДДС будет одним из финальных бюджетов,созданных на основе других. Как бы там ни было, считаем, что Вы можетесоставить бюджет ДДС в разрезе ЦФО и Статей ДДС, он в целях лимитированияплатежей будет выглядеть например следующим образом:
ЦФО
Статья ДДС
Сумма
Устанавливаемый лимит
Отдел продаж
Поступления от реализации товаров
2 000 000,00р.

Отдел продаж
Поступления от оказания услуг
500 000,00р.

Производственный участок
Выплаты поставщикам товаров
1 500 000,00р.

Производственный участок
Выплаты поставщикам материалов
100 000,00р.
100 000,00р.
Бухгалтерия
Выплата заработной платы
250 000,00р.
250 000,00р.
ИТ-Отдел
Выплаты поставщикам оргтехники
30 000,00р.
30 000,00р.
АХО
Оплата коммунальных услуг
40 000,00р.
40 000,00р.
АХО
Выплаты поставщикам канцтоваров
10 000,00р.
10 000,00р.


Шаг 5. Обязуйте всех платежи вводить черезЗаявки на расходование денежных средств
Для того, что бы в платежахнавести порядок сделайте документ «Заявка на расходывание денежных средств»обязательным, так, что бы никто не мог оплатить ни один счет без данногодокумента. Это означает, что к каждому счету на оплату необходимо прикладыватьсправку по платежу, где будут указаны в формализованном виде период планирования,ЦФО, статья ДДС, контрагент, сумма, желаемая дата оплаты, остаток по бюджету. Вслучае, если заявка не проходит по бюджету (не хватает лимита) – необходимо инициироватьпроцедуру увеличения лимита. Это можно совместить с моментом утверждения счетаруководителем (технически он просту увидит, что эта заявка уже сверх бюджета),либо, в случае централизованной группы компаний – увеличение лимита должнопроизводится отдельно, в неком профильном отделе (например в отделеконтроллинга). Тогда работу поувеличению лимитов необходимо регистрировать в специальном журнале, длякорректной регистрации сверхлимитных платежей следует обязать пользователейзаполнять служебную заявку на увеличение лимитов, в которой будет помимо ранееназванных полей также заполнятся причина увеличения лимита. Ниже приведен пример:
Номер увеличения лимита
Дата увеличения лимита
ЦФО
Статья ДДС
Период планирования
Сумма
Причина увеличения лимита
1
11.10.2011
Производственный участок
Выплаты поставщикам материалов
Октябрь 2011
44 000,00
Дополнительный заказ на производство продукции
2
12.10.2011
Бухгалтерия
Выплата заработной платы
Октябрь 2011
32 000,00
Дополнительный заказ на производство продукции

Отчетные формы
После того, как Вы наладилиработу по формированию бюджетов и завязали на них платежи посредством ихлимитирования через заявки, Вам наверняка захочется увидеть картину «в целом»,для чего захочется составить отчет. Есть разные вариации данного отчета, мне он увиделся в следующем виде:

Отчет по состоянию бюджета (лимита платежей)










11
Ноябрь 2011


ЦФО/Статья ДДС
План (лимит)
Факт
Остаток бюджета
% выполнения
ИТ_Отдел
Основной лимит
Сверхлимит
Итого
Оплачено
Заявлено
Итого
Производственный_участок
100 000
44 000
144 000
35 000
94 000
129 000
-29 000
129%
Выплаты поставщикам товаров
0
0

0
0
0
0
0%
Выплаты поставщикам материалов
100 000
44 000
144 000
35 000
94 000
129 000
-29 000
129%
Бухгалтерия
250 000
32 000
282 000
0
100 000
100 000
150 000
40%
Выплата заработной платы
250 000
32 000

0
100 000
100 000
150 000
40%
ИТ_Отдел
30 000
0
30 000
24 000
0
24 000
6 000
80%
Выплаты поставщикам оргтехники
30 000
0
30 000
24 000
0
24 000
6 000
80%
АХО
50 000
0
50 000
0
3 000
3 000
47 000
6%
Оплата коммунальных услуг
40 000
0
40 000
0
0
0
40 000
0%
Выплаты поставщикам канцтоваров
10 000
0
10 000
0
3 000
3 000
7 000
30%
ИТОГО:
430 000
76 000
506 000
59 000
197 000
256 000
174 000
60%

Для того, что бы Вам было легче разобраться, как работает механизм лимитирования платежей, предлагаю пример в MS Excel. Попробуйте немножко поредактировать бюджет, ввести заявки и платежи, поиграться увеличением лимитов. В случае, если у Вас не слишком большой документооборот, то данный файл можно смело доработать и использовать уже в качестве рабочего. А если макросами «подкрутить» - то им будет также удобно пользоваться как и серьезными продуктами, например на основе 1С. Скачать можно здесь http://bit.ly/nDmEtB

P.S.:
Предлагаемая методика и сам файл доработаны, добавлен механизм платежного календаря, внесены изменения для удобства использования. Подробности по данной ссылке http://sun-expert.blogspot.com/2011/11/ms-excel.html
Отправить комментарий