вторник, 17 декабря 2013 г.

На пути к автоматизации консолидированной финансовой отчетности (для сайта FD)

Всем привет! По предложению администрации сайта www.fd.ru решил подключится к их проекту "блоги" и начал вести авторскую колонку - адрес оригинала статьи здесь. Также, текст статьи можете прочесть ниже.


Вы столкнулись с задачей наладить составление консолидированной отчетности? Сначала может показаться, что это весьма простая задача – собрать из баз данных отчеты и убрать внутригрупповые обороты. Возможно, вы даже успели попробовать сделать часть наработок в MS Excel, и, скорее всего, вам без труда удалось исключить внутригрупповые обороты в дебиторской и кредиторской задолженности и в выручке. Однако на стадии получения баланса, а также отчета о прибылях и убытках, у вас наверняка закрались сомнения относительно валовой и чистой прибыли, а также затрат.

Если перед вами поставлена разовая или редкая задача просто составить фиксированные отчеты с ограниченным набором данных, и не требуется увязка одних строк с другими или достаточно вывести «примерные» цифры, то можно сделать все в электронных таблицах и на том остановиться – потому что дальше будет намного сложнее.


Дело в том, что в MS Excel действительно реально можно сделать относительно не сложную, но достоверную систему, при желании даже с двойной записью и балансом. Но если вам необходимо сделать так, чтобы можно практически сразу после закрытия периода анализировать консолидированные данные с использованием фильтров, расшифровок, разнообразных детализаций, с учетом разниц по нереализованной прибыли от внутригрупповых продаж товаров и ОС, с корректным пересчетом финансового результата, то MS Excel не потянет. Разработка в нем будет в итоге дороже чем, например, в программе «1С». Так что оно того не стоит. Чтобы вы смогли определиться, какой вариант подходит именно вам, приведу несколько рекомендаций.



Рекомендация 1. MS Excel для сложных задач не подходит – необходима база данных


Консолидацию отчетности надо делать с применением «взрослой» платформы, такой как «1С» или, например, Оракл. Выбор платформы зависит от двух главных факторов: 
выбор должен производиться в пользу того программного обеспечения, которое у вас уже фактически выбрано для целей учета 
важна компетенции исполнителей. Если у вас все базы на «1С», но вы нашли отличных специалистов по Ораклу, с реальным, успешным опытом постановки и автоматизации консолидации, а по «1С» подходящей команды найти не удалось, лучше обратится к профессионалам по Ораклу. 


Но замечу, что это общая рекомендация. Принимая решение, надо всегда учитывать массу факторов. Важно понять, что MS Excel удобен в начале пути, а по мере роста сложности задачи прирост эффективности при использовании MS Excel будет падать.


Рекомендация 2. Ограничьте сложность задачи реальными потребностями, упростите все, что можно


Если сделать просто, дешево и сердито, то вполне возможно, что вы обойдетесь скромным бюджетом или даже без него и настроите формирование отчетности в MS Excel . Вам, наверное, хочется сейчас спросить, не противоречит ли автор сам себе? Нет, не противоречу – сформировать отчетность с отдельными элементами консолидации и назвать ее для солидности консолидированной можно и проще сделать это в электронных таблицах тем боле, что зачастую, этого достаточно. Вам надо сдать отчет руководителю, который смотрит только чистую прибыль и что-то простенькое банкам, для расчета ковенантов или заключения кредитного договора – в MS Excel запросто! Только это не будет по настоящему консолидированной отчетностью, но так ли это важно – если итоговые цифры будут практически правильными?


Рекомендация 3. В случае, если консолидировать отчетность вам приходится часто, быстро, с честной методологией и без ошибок – автоматизируйте процесс


Первый уровень автоматизации самый простой - разработка отчетов для учетных баз, которые будут выводить выручку, затраты, взаиморасчеты и денежные средства с выделением внутригрупповых оборотов. Собрать из двадцати-тридцати баз бухгалтерии данные отчеты вручную и опять же вручную вставить их в консолидирующий файл электронной таблицы тяжело, но при правильной организации процесса в MS Excel это вполне рабочий вариант. А если добавить немного макросов, то основные задачи автоматизировать можно и в MS Excel и все будет работать. Но как я уже говорил – использовать MS Excel можно лишь в отдельных случаях. Он подходит, когда надо решить простые текущие задачи, но если вы планируете усложнить модель консолидации, то окажется, что дешевле было бы сразу сделать все в той же «1С». Поэтому важно сразу, «на переправе», определиться с конечной целью проекта. Если сложность средняя, то надо либо отказаться от части планов и настроить консолидацию в электронных таблицах, либо делать все сразу концептуально правильно, «на вырост».


Рекомендация 4. Будьте готовы, что наладить автоматизированную систему консолидации отчетности будет стоить недешево


Все просто – трудозатраты начинаются от нескольких сотен часов работы специалистов до тысяч и в особо сложных случаях - десятков тысяч. То есть, если вам выделили бюджет на пару сотен тысяч рублей, и нет достойных исполнителей в своей команде, которых могут выделить под проект, то даже не стоит начинать думать о серьезной автоматизации. В реальности бюджеты начинаются минимум от миллиона рублей, для средних компаний. Если вам называют цифру меньше, то надо быть готовым к тому, что потом вы заплатите, скорее всего, больше. В любом случае нет смысла начинать проект, если руководство не осознает важность этой задачи настолько, чтобы быть готовым инвестировать в данный актив существенную сумму.


Рекомендация 5. Будьте готовы, что вам захотят продать программу без гарантии внедрения


Система получения прибыли продавцов программного обеспечения состоит в том, чтобы продать продукт. А вот внедрять его им уже не так интересно. Скорее всего, представители консультационно-внедренческих компаний захотят со мной поспорить. Но, я знаю, о чем говорю, так как успел побывать по обе стороны «баррикад». Так что важно проявлять бдительность и быть готовым к тому, что ваш руководитель ИТ-службы может быть финансово замотивирован продавцами. Здесь сразу два конфликта интересов, у подрядчика и ИТ-отдела. Но уйти от этих конфликтов просто. Поставьте своим айтишникам и потенциальным подрядчикам следующее условие: если они готовы внедрить программу, то покупать ее вы будете у другой компании и сами, без участия ИТ-отдела. Если их интерес не пропал – можно начинать переговоры.


Рекомендация 6. Разделите работу по консалтингу и автоматизации


Это еще один конфликт интересов, когда консалтингом и автоматизацией занимается один подрядчик. Скорее всего, он будет упрощать и экономить на качестве, так как задачи ставит он и реализует их тоже он. Многие могут резонно возразить, что подобный подход приведет к удорожанию проекта. Да, это так. Но зато вы снизите многие риски и увеличите ценность продукта.


Рекомендация 7. Разделяя работы по консалтингу и автоматизации, убедитесь в совместимости консультантов и автоматизаторов


Идеальный консультант должен быть не аудитором, например, не консультантом-теоретиком, а одновременно финансистом, реально работавшим с финансами и автоматизатором с опытом автоматизации. И, что не менее важно, консультанты и автоматизаторы по возможности должны быть «одноплатформенными», «1С» – значит «1С», «Оракл», значит «Оракл». 


Рекомендация 8. Обязательно применяйте проектный подход


Иногда считается, что проектная документация это формальность и проектный подход - теория. Моя личная практика показывает, что в независимости от имеющегося у вас опыта и расстановки сил, попытка пойти коротким путем без проектного подхода всегда хуже правильной организации проекта. Поэтому стоит подстраховаться и составить обоснование и устав проекта, план график, бюджет. Важно также утвердить эти документы у руководителя компании.

Оригинал здесь: http://fd.ru/blogs/124
Отправить комментарий