среда, 12 ноября 2014 г.

Автоматизация бизнес-процессов и системы электронного документооборота

Внутри каждой компании есть процессы, связанные с постановкой и согласованием задач, заявок, договоров, а также сбором и хранением первичных документов. Существует две крайности: с одной стороны некоторые компании тяготеют к забюрократизированности, излишней регламентации процессов, с другой стороны часть компаний идет по пути меньшей формализации и большей гибкости. Очевидно, что плюсы и минусы есть у обоих подходов. В крайне упрощенном виде можно сказать, что бюрократия снижает риски безопасности в ущерб скорости принятия решений, а большая гибкость позволяет быстрее принимать решения, но генерирует риски связанные с безопасностью. Кроме безопасности, конечно же, есть и еще другие риски. Чем более качественно организован процесс и чем более он автоматизирован, тем в большей степени можно «зашить» в одну и ту же систему одновременное снижение рисков и повышение скорости и гибкости (в заранее предопределенных объемах). Вдумчивый читатель спросит, если все так замечательно, то почему уже все давно не автоматизировали свои процессы? Во-первых многие компании уже автоматизировали часть своих процессов, и находятся в состоянии дальнейшей проработки менее приоритетных процессов. Во-вторых у всего есть своя цена, и автоматизация процессов несмотря на массу плюсов требует инвестиций времени и денег на саму разработку и внедрение, иногда приходится частично менять персонал, либо увольнять совсем за ненадобностью, а это часто вызывает сопротивление у персонала на этапе запуска в эксплуатацию. В-третьих, технологии автоматизации процессов стали удобными и недорогими относительно недавно, многие специалисты еще не освоили в полной мере подобные инструменты. Поэтому за автоматизацией бизнес-процессов не только настоящее но и будущее, причем сейчас мы даже не видим весь потенциал этого пути развития. Например, уже давно во многих компания работает такой блок, как автоматический дозвон до клиентов с озвучиванием роботом некой информацией (такси, банки, операторы связи). Но в настоящее время активно развивается и уже имеются в экспериментальном виде технологии распознавания смыслового содержания речи, когда эту технологию доведут до приемлемого уровня совершенно изменятся процессы колл-центров, служб поддержек и т.д. Это как пример, и на подходе есть масса других интересных технологий, потенциал применения которых пока не полностью понятен. А сколько новых технологий еще не появилось в принципе мы не знаем. Человеческий фактор повсеместно вытесняется высокими технологиями и автоматизация бизнес-процессов это одно из направлений этого движения. Если раньше автоматизированный процесс согласования договора или заявки на расход денежных средств был неким конкурентным преимуществом (за счет ускорения процессов и улучшения качества работы с контрагентами), это было чем-то интересным и необычным, то сейчас это уже фактически стандарт для успешных компаний. Теперь дальнейшее развитие идет в направлении ЭЦП и обменом документов между организации в электронном виде, и через несколько лет это тоже станет стандартом, компании начнут отказываться работать с теми контрагентами, которые не пользуются электронным обменом документами просто по причине экономии затрат на персонал и почту. Для бизнеса, что бы оставаться на плаву, важно если и не быть пионером в области автоматизации своих процессов, то хотя бы не сильно отставать от стандартов. Те же компании, которые являясь пионерами в каких-то инновациях, будут угадывать тренды, будут и «снимать сливки», пока конкуренты их не догонят. Таким образом автоматизация бизнес-процессов это давно уже не просто способ перевести скан-копии договоров в информационную базу, а творческий, производственный процесс, который может дать предприятию колоссальное преимущество. При этом следует четко понимать, что нельзя перескочить через ступеньки развития – нельзя автоматизировать дозвон до контрагентов с сообщением им необходимости оплатить просроченную задолженность, если у Вас не автоматизирован процесс согласования договоров и сам учет взаиморасчетов. То же самое и с электронным документооборотом с контрагерами – полную пользу от его введения Вы не получите, если внутри компании все делаете на бумажных носителях. Поэтому совет здесь следующий - надо помнить о необходимости развития и оставаться в тренде.

Отправить комментарий