воскресенье, 28 декабря 2014 г.

Антикризисные решения: выбор программы для бюджетирования, казначейства и управленческого учета

Итак, перед Вами стоит задача автоматизировать на предприятии процесс бюджетирования, казначейства и управленческого учета. Многие (но конечно же далеко не все) сводят данный вопрос к выбору программы. Особенно этим грешат директора (их можно в этом понять). Цепочка рассуждений следующая:
1. У нас на предприятии кризис (либо ожидается со дня на день)
2. Надо что-то делать, что бы кризис был не страшен
3. Что там нужно для борьбы с кризисом?
3.1. Жестко резать все затраты (дальше эту ветку не смотрим, это предприятие скорее всего скоро умрет)
3.2. Надо увеличивать продажи! (вполне возможно этого и хватит - кстати, внедрить CRM скорее всего будет для начала полезнее бюджетирования)
3.3. Вроде как некоторые (но не все) говорят про какой-то управленческий учет, бюджетирование и казначейство, надо его купить и на моем предприятии как обещают продавцы этого бюджетирования "всё станет прозрачно, я смогу гибко управлять автоматизированными бизнес-процессами по KPI, программа будет мне давать анализ всех аспектов бизнеса, затраты сократятся, продажи вырастут, менеджмент станем эффективнее, всё что для этого нужно - купить наш флагманский продукт и заказать услуги внедрения".

Далее варианта два:

3.3.1. Вызывается ИТ-директор (если такой есть), или одинэсник, а то и вовсе системный администратор. Вообщем вызывается айтишник. Ему ставится задача купить бюджетирование. Наш ИТ-специалист звонит своим вендорам, они уточняют у него бюджет сего лакомого мероприятия и предлагают в этот бюджет самый дорогой и с наибольшим возможным откатом. ИТ-специалист уже в уме тратит откат на новый телефон, блекджэк и... все на что еще останется. Далее приносит счет директору на оплату покупки "буджытирования". Если счет оплачивают, то потом непонятные нервные люди привозят желтую/синию/белую картонную коробку, получают подписи на документах и быстрым, но одновременно тихим и незаметным шагом уходят в сторону проходной. После очередных выходных ИТ-специалист выходит на работу с синими глазами, новым айфоном и стойким перегаром. Финдир/главбух между отчетностями открывает пару раз новую программу, понимает, что там нужно немного посидеть разобраться и директору сообщается, что результат будет потом. При этом айтишник и финдир/главбух свои текущие "косяки" сваливают на возросший объем работы вызванный буджытированием. На этом история с "буджытированием" заканчивается. Чуть позже директор услышав в беседе с коллегами слово "кризис" рассказывает, как его "лоханули" - продали ему бюджетирование за бешенные деньжищи, а оно не работает, только мешает, потому что главбух с ит-отделом потратили на него целый месяц, а результата никакого, и что "эти ваши буджитирования это разводка и во всём виноваты американцы/жиды/хохлы/кацапы (по вкусу)".

3.3.2 Задача инициируется финдиректором или ставится финдиректору. Или главному бухгалтеру, скорее всего 19го, прямо перед НДС. Итак, что делать нашему главному бугалтеру/финансовому директору? Ну для начала открываем яндекс (гугл/мэйл.ру) и набираем "купить буджытирование". Ладно, снова шучу, набираем "Программа для автоматизации бюджетирования". Видим много разных ссылок, интуитивно понимаем, что Эксель у нас итак есть, но что-то нам его не достаточно (хотя часто это не так). Эксель списываем в утиль, потом смотрим ценники на западные ERP и "съезжаем" на 1С.  Или сразу смотрим 1С. Она вроде уже как родная. Что видим (порядок не отражает рейтинги и качества продуктов)?
1. 1С:ERP 2.0
2. 1С:Консолидация
3. 1С: УПП
4. 1С: УКФ (Рарус)
5. БИТ. Финанс.
6. Инталев. Корпоративный Менеджмент
7. ИТАН: Управленческий Баланс

Ну и так далее, в интернетах видел вполне достойные презенташки и других аналогичных продуктов на 1С. А, еще весьма функциональный продукт  получил по результатам внедрения на одном крупном предприятии где работал руководитель отдела контроллинга. Выбор в принципе есть. Что дальше?
ERP - стоит много, партнеры 1С продать готовы, но внедрять говорят пока рано (на момент написания этой статьи)
УПП - многие говорят "оооочень сложная программа" (что собственно говоря правда), а, возможно, даже у нас куплена. Там вроде есть бюджетирование и управленческий учет, но.... надо де что-то еще посмотреть?
Далее нарываемся на агрессивных продажников Инталева или БИТа (или еще кого).Напрашиваются на встречу, приезжают и начинают впаривать (работа у них такая).

Вот пожалуй тут я вам расскажу про продавцов. Продавцу, даже не столько компании-вендору, сколько конкретному продавцу, важно продать коробку. Коробка это живые деньги сразу, без заморочек с подписанием актов, это хорошая маржа, это зарплата этого месяца в конце-концов. Что бы вам не говорили в компании-вендоре, даже что бы они не думали, в голове менеджера главная цель впарить вам коробку. Всё. Менеджеру не интересно, что у вас за процессы и потребности. Логика менеджера крайне плоская - вы сказали слово "бюджетирование" - на его коробке тоже написано "бюджетирование" - значит это то, что вам нужно. Как говорится - умел бы продавать - не пришлось бы работать. Поэтому друзья -

правило № 1 - не покупайте коробку бюджетирования у менеджеров по продажам.

правило № 2 - не покупайте коробку бюджетирования - покупайте компетенции по внедрению бюджетирования

правило № 3 - не покупайте коробку бюджетирования - покупайте решение проблем бизнеса

Правда заключается в том, что вы можете купить совершенно любую коробку, или не покупать её вообще, и принять решение о самостоятельной разработке. Вы вообще можете отказаться от разработки и использовать бумажные документы. Успех в первую очередь зависит от компетенций членов команды внедрения и решимости руководства использовать инструменты бюджетирования. 

Как же всё-таки выбрать программу бюджетирования? Тут остановимся на том, что такое бюджетирование. Бюджетирование - это система управления, основанная на планировании деятельности предприятия исходя из поставленных целей и мониторинга планов в ходе их воплощения в жизнь. Заметьте - в приведеном определении мы видим три элемента системы:
1. Цели
2. Планы достижения целей
3. Мониторинг выполнения планов

Так вот, сложность внедрения бюджетирования в процентах между этими тремя составляющими распределяется примерно так:
1. Цели - 10%
2. Планы - 5%
3. Мониторинг (фактически управленческий учет) - 85%

То есть - программа бюджетирования в первую очередь должна решать вопросы формирования факта (ведение управленческого учета). Что нужно для автоматизации управленческого учета?
1. Управленческая учетная политика (если вдруг кто не знает, "правильный" управленческий учет это система учета, основанная на двойной записи, и может на 100% соответствовать расширенному бухгалтерскому учету)
2. Механизмы трансляции данных в управленческий план счетов из подсистем бухгалтерского и оперативного учета
3. Работающие подсистемы бухгалтерского и оперативного учета
4. Система консолидации данных (исключение внутригрупповых оборотов) - причем пусть слово "консолидация" вас не вводит в искушение купить 1С Консолидацию - самое сложное в исключении ВГО (нереализованная прибыль) там сделана чуть лучше чем никак. Впрочем, это касается всех программ консолидации, которые былина рынке пару лет назад. Сейчас, возможно, что-то и изменилось.

Если у вас есть "вот это всё", то вопросы с планами и отчетами решаются достаточно легко.

Если же у вас нет управленческой учетной политики, то приобретение (разработка) программы бюджетирования вам противопоказана на данном этапе. Разберитесь сначала с тем, что вы хотите видеть в учете. Часто говорят, что бизнес тоже должен подстраиваться под программное обеспечение, и это действительно так, но только если это не касается управленческого учета. Тут действует железное правило - сначала я понимаю, что хочу получить, потом это настраиваю. Причем там, где это целесообразно.

Если у вас нет управленческой учетной политики и при этом вы не совсем понимаете где ее взять у вас может (должен) возникнуть вопрос - как её разработать? В целом это тема для отдельной статьи, но, если коротко, представьте что ваша задача сделать хороший бухгалтерский учет по всем отечественным ПБУ. Выкиньте из головы всякие МСФО (если вы в них не спец), всякие активити бэйзид костинг и т.п. Главное не забудьте про отчетность по сегментам (ПБУ 12). Вот это оно самое и есть, то что нужно. И плюс здравый смысл, особенно при распределении косвенных затрат.  Может возникнуть вопрос - а как же нам быть со всякими такими операциями, которые иногда не отражаются в официальных документах, а иногда наоборот - их нет, а мы их показываем? В управленческом учете надо отражать реальные хозяйственные операции. Точка. Кому то может показаться странным, но Лука Пачоли изобретая двойную запись для бухучета под бухучетом понимал самый что ни на есть конкретный управленческий учет. Точнее для него не было бухгалтерского и управленческого учета, был Учет. С большой буквы. Извините за пространное отступление, продолжаем.

Что делать, если у вас нет времени сделать управленческую учетную политику? Купите услуги по её разработке у консультантами. Это нормально. Просто контролируйте процесс и результат. И постарайтесь максимально гармонизировать управленческую учетную политику к бухгалтерской и налоговой соответственно. Это повысит её аудируемость. Старайтесь сделать учетную политику проще. В принципе вы можете вообще отказаться от отдельной управленческой учетной политики, используя только добротно проработанную бухгалтерскую учетную политику. Но не допускайте подмены понятий - бухгалтерская учетная политика это не пятистраничный документ, скачанный из интернета. Это серъезный методологический документ, он по определению должен занимать десятки, а то и сотни страниц.

Сделали управленческую учетную политику? Отлично. Прикиньте структуру планов, отчетов, которые захотите получать, и схему казначейства - после этого можете сравнивать функционал коробок, их достоинства и недостатки, затраты на внедрение и собственно коробки. Сделайте таблицу, выпишите в нее ключевые пункты автоматизации и проведите тендер. Обязательно в таблицу включите хотя бы один типовой продукт 1С (УПП, ERP или консолидация), самописное решение и парочку альтернативных вариантов.

Плюсы типовых решений 1С:
1. Типовые решения обычно стоят вменяемые деньги
2. Типовые решения знает большинство специалистов - затраты на внедрение будут меньше, даже  если работ будет больше (спецам не придется тратить время на изучение нового продукта)
3. Типовые решения снижают уровень зависимости от подрядчика (исходя из п. 2 - найти спеца по УПП в вашем городе будет явно легче, чем по Инталеву или БИТу, про ИТАН и Рарус вообще молчу)
4. Типовые решения снижают уровень зависимости от персонала (пользователей).
5. Типовые решения дешевле в плане обучения (как пользователей, так и собственных ИТ-специалистов)
6. Типовые решения улучшаются 1С (как минимум обеспечивается совместимость платформы, появляются мобильные приложения и т.д.).
7. Типовые решения первыми обновляются

Минусы типовых решений 1С. Точнее один минус. Крайне урезанный функционал.

Плюс коробочных решений не от 1С (в основном Инталев и БИТ) - расширенный функционал по сравнению с типовыми конфигурациями 1С. Еще вендоры могут начать рассказывать вам про такой плюс как универсальность и гибкая настраиваемость. Скажите им пусть не обманывают себя. Универсальность сделана не для удобства покупателя, а для удобства сотрудников вендора, что бы за меньшее время делать настройки, которые вам выставят в оплату все-равно по дорогой цене. Возможно даже дороже работы просто самостоятельной доработки типовой 1С. Более того, вам еще наверняка попробуют продать курсы по изучению работы с настройками их решения. Не верите - почитайте сайт БИТа - там на одной страничке написано как классно, что их продукт универсальный и настраиваемый, а на другой они предлагают купить отдельно курсы по использованию этой настраиваемости и универсальности. Т.е. вы сначала переплатите за универсальность и гибкость, а потом еще заплатите за то, что бы научиться этой универсальностью пользоваться. А потом, когда поймете, что все-равно не получается будете дополнительно платить за услуги уникального настройщика. А можно взять с улицы любого не сильно пьющего одинэсника и написать дешево и сердито доработочку под именно вас, и не нужны курсы, настройщики и дополнительный функционал.

Касательно казначейства пару слов - правильно выбирать программу и внедрять казначейство сразу под программу бюджетирования, в том смысле, что бюджетирование и казначейство по-хорошему должны идти в одной коробке. Велика вероятность, что именно функционал казначейства для вас станет определяющим при выборе продукта. Но вполне нормально дописать некоторые функции казначейства опираясь на базовый функционал вашей 1С


Важно еще, конечно, какой у вас парк программного обеспечения, где ведется учет, насколько он унифицирован и многое другое. Пытаться в статье дать совет какую конкретно программу бюджетирования покупать так же не правильно, как врачам ставить диагнозы и выписывать лекарства на форумах. Есть масса факторов, которые нужно проанализировать, прежде чем выбрать конкретную программу, а попытка выбрать первое попавшееся решение может стоить вам сотни и даже миллионы рублей (в зависимости от масштаба предприятия).

Отправить комментарий